メールのマナー
電子メール
基本的には手紙の書き方と同じですが、
通常の紙で送付する手紙に比べ、便利である反面、
相手に不快な思いをさせないように充分注意する必要があります。
メールを送る前に
日本における電子メールの規約では、漢字コードにはJIS (ISO-2022-JP)を
用いることが定められています。
また、半角カタカナは使用してはいけない事になっています。
読みやすい文章を書く
サブジェクトの記入
迷惑メールや、ウイルスに感染したメールと見分けがつくように、
サブジェクト（題名）は必ず記入しましょう。サブジェクトを記述する際には、
メールの内容が分かる様簡潔にかつ的確に書くようにします。
最低でも「○○に対する質問です」「××にに関して報告します」などのように記述します。
喫煙ルール
近年では、喫煙を制限する区域が増えていますが、
オフィス内でも同様です。
喫煙者は、各々のオフィスでの喫煙ルールを先に把握しておく必要があります。
また、客先に行った場合も同様です。
相手に勧められてから・相手が吸い始めてから吸うのが
一つの目安となるでしょう。忘れがちのな点ですが、
喫煙所から戻る前に、煙草臭が付きすぎていないか、
周囲の方への配慮も忘れない様にして下さい。
名刺の受け渡し
・名刺の渡し方
名刺交換はビジネスの大切な第一歩で、非常に大切な事です。
挨拶同様、あなたの印象が大きく変わってきますので、
気を付けて行いましょう。名刺を、あなたから、
相手方へ渡すポイントは以下の通りです。
・相手の目を見る。
・相手の読める向きにして渡す。
・胸と同じ高さのまま差し出す。
・相手を思いやって、名刺を渡すと言う気持ちがまずは必要です。
・名刺の受け取り方
あなたから名刺を相手方に渡す時も重要ですが、
相手方から名刺を受け取る時も更に気を付けるポイントがあります。
受け取った名刺は、その場で目を通す。
（読みにくい名前などは、その場で確認をする。）
受け取る際、利き手で受け取りもう一方の手を添える。
差し出された高さのままで、名刺を受け取る。 また、
同時に差し出した場合は、
名刺入れを「受け盆」として相手の名刺を乗せ、受け取りましょう。
尚、無言ではなく「頂戴します」などと言い添えると、さらに好印象を与えます。
商談中は、名刺をテーブルの上に置いておくと、
呼び間違えを起こさないので、是非やってみましょう。
電話の応対
・かけ方
一人前の社会人として、正しいマナーを心がけましょう。
電話は、相手の顔が見えない分、声から受ける印象が大きく、ビジネスに
与える力も大きいので、悪印象を残さないように気を付けましょう。
相手への挨拶 「いつもお世話になっております」
「お忙しいところ、突然のお電話で失礼致します」（初めての場合など）
相手が不在の場合 あなたから電話をした旨、伝言を残してもらいましょう。
また、必要に応じて相手方から折り返して頂くように、お願いをしましょう。
電話を切る際 「ありがとうございました」、「失礼致します」
・受け方
電話の受け方で、会社の印象、社風、社員のレベルを判断されてしまいます。
電話を受けるときには、印象の良い受け答えと、気の利いた取り次ぎが必要です。
あなた自身が会社の顔だという気持ちで、受け答えをしましょう。
電話が鳴ったらすぐに出る なるべく２コール以内で取りましょう。
３コール以上鳴ってしまった時は、「大変お待たせいたしました」と
お詫びの言葉を添えて、電話に出ましょう。
相手の社名・名前を聞いたら、復唱する 相手が名乗らない場合には、
「失礼ですがどちら様でしょうか？」と確認をしましょう。
聞き取りにくい場合には、「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、
もう一度お願い致します」と聞き直しましょう。
用件は、メモを取りながら聞き、最後に復唱しましょう
・相手方から電話を受け、担当者が不在の場合には、
正確に伝言を担当者へ伝える必要があります。
必ず以下の点を網羅させて、担当者へ伝えましょう。
＊伝言は正確に!!
・電話を受けた日時
・誰に伝言すればよいのか（担当者）
・相手の会社名・所属部署・名前・電話番号
・用件の概略（日付・数字・固有名詞は必ず明記しましょう）
・処理の方法（こちらから連絡を入れるのか、再度かけ直して頂けるのか）
・あなたの名前
お茶：出し方＆いれ方
お盆は胸の辺りで持って運びます。
部屋のドアをノックして、入室します。その後、来客に挨拶をして、
サイドテーブル又は机の下手にお盆を置いてからお茶を配ります。
お茶を出すときは「どうぞ」と言い、退室時にはドアの辺りで頭を下げます。
お茶を出すにも順番があります。
配る順番について、まずは来客からお茶を出し、
次に役職の上の人からお茶を出していきます。
一緒にお茶菓子を出す場合は、お茶菓子、お茶の順で配ります。
お茶を置く位置は相手から見て左にお茶菓子、
右にお茶が基本です。机に書類などが置いてある場合は、
お茶を置くスペースをつくるために移動しても良いかどうかを尋ねます。
断りもなく、触らないように気をつけましょう。
＊当り前のようで知らなかった事!恥をかく前に身につけましょう。
退社前等の注意
翌日のスケジュールが既に決まっていたら、
退社時にメモをしておく事をお勧めします。明朝出社したとき、
すぐに仕事に取り掛かれ、効率良く仕事が出来るはずです！
上司や残業者に「お先に失礼します」と必ず挨拶をして帰りましょう。
余裕があれば、残業者に何か手伝える事があるか、聞いてみるのも良いでしょう。
＊退社前に、今日と明日の業務の再確認を行いましょう。
今日予定していた仕事が、すべて終了したのかどうかの再確認
もし終わっていなかった場合、明日以降の計画の見直し
・明日の仕事とスケジュールの確認
・明日の仕事の具体的なピックアップ
・外出の予定がある場合には、資料や持参物の確認
・行動予定表の記入
挨拶と言葉遣い
挨拶は、ビジネスマナーの基本で、相手とのコミュニケーションを
円滑にする道具です。以下の点を留意しましょう。
「一度済ませたから後は素知らぬふり」では効果はありません。
すれ違う際に会釈だけでもすることで、常にその人の意識の中に
存在感を残すことになります。
上司・先輩だけでなく、同僚や後輩に対しても挨拶は必要です。
挨拶は「目上の人」や「取引先」だからするということではなく、
自然体でだれにでも分け隔てなく日頃からすることで身に付くものです。
社外においても、取引先に伺った際には直接の商談相手だけでなく、
周囲の人たちにも挨拶をしておくことで、後々にも円滑な取り次ぎが期待できます。
挨拶はビジネスマナーだけでなく、日常でも重要な行為です。
せっかく挨拶をしても、心がこもっていなければ、
相手にその気持ちが通じてしまいます。ビジネスマナーだけではなく、
日常生活でも同様の事が言えます。
挨拶は、相手の方向を向き、相手の目を見て行いましょう。
挨拶は、自分から進んで行いましょう。
相手の存在に気づいたら、必ず挨拶をしましょう。
挨拶をするのに序列は考えることなく、気付いた人からする
ということがマナーです。
先手の挨拶は、相手への好意や積極性を感じさせ、好感度も高くなります。