電話の応対
電話の応対
・かけ方
一人前の社会人として、正しいマナーを心がけましょう。
電話は、相手の顔が見えない分、声から受ける印象が大きく、ビジネスに
与える力も大きいので、悪印象を残さないように気を付けましょう。
相手への挨拶 「いつもお世話になっております」
「お忙しいところ、突然のお電話で失礼致します」（初めての場合など）
相手が不在の場合 あなたから電話をした旨、伝言を残してもらいましょう。
また、必要に応じて相手方から折り返して頂くように、お願いをしましょう。
電話を切る際 「ありがとうございました」、「失礼致します」
・受け方
電話の受け方で、会社の印象、社風、社員のレベルを判断されてしまいます。
電話を受けるときには、印象の良い受け答えと、気の利いた取り次ぎが必要です。
あなた自身が会社の顔だという気持ちで、受け答えをしましょう。
電話が鳴ったらすぐに出る なるべく２コール以内で取りましょう。
３コール以上鳴ってしまった時は、「大変お待たせいたしました」と
お詫びの言葉を添えて、電話に出ましょう。
相手の社名・名前を聞いたら、復唱する 相手が名乗らない場合には、
「失礼ですがどちら様でしょうか？」と確認をしましょう。
聞き取りにくい場合には、「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、
もう一度お願い致します」と聞き直しましょう。
用件は、メモを取りながら聞き、最後に復唱しましょう
・相手方から電話を受け、担当者が不在の場合には、
正確に伝言を担当者へ伝える必要があります。
必ず以下の点を網羅させて、担当者へ伝えましょう。
＊伝言は正確に!!
・電話を受けた日時
・誰に伝言すればよいのか（担当者）
・相手の会社名・所属部署・名前・電話番号
・用件の概略（日付・数字・固有名詞は必ず明記しましょう）
・処理の方法（こちらから連絡を入れるのか、再度かけ直して頂けるのか）
・あなたの名前